Esistono alcune funzioni di Google Docs che sono poco conosciute ma che possono rendere il lavoro ancora più fluido e veloce.
Negli ultimi anni sempre più persone hanno cominciato a lavorare con Google Docs. Il servizio è considerato da molti comodo e utile, poiché consente di avere sempre tutto localizzato nello stesso posto e permette una grande capacità di organizzazione. Naturalmente ci sono anche degli svantaggi, come quello di dover dipendere da una connessione internet. Google offre però diverse tecniche per ovviare a questi problemi, oltre a funzioni poco conosciute che rendono il lavoro molto più facile.
Ad esempio, se non si ha un accesso a Internet e si vuole continuare a lavorare con Google Docs, è possibile farlo. Basterà tenere conto del fatto che la funzione di autosave non sarà disponibile e quindi si dovranno salvare manualmente le modifiche. Quando poi sarà possibile connettersi ad internet, il documento si aggiornerà. Tutto ciò è possibile andando su “File” e poi su “Rendi disponibile offline“. Oltre a questa, ci sono molte altre funzioni che possono rendere più facile il lavoro di tutti i giorni ma che pochi utenti sanno usare davvero.
Le funzioni meno conosciute di Google Docs possono rendere il lavoro più facile e veloce
Una delle funzioni meno conosciute e al tempo stesso più utili è la dettatura vocale. Non è la stessa cosa che scrivere con la tastiera, in termini di precisione, ma per risparmiare tempo questa funzione può essere veramente pratica. Si può attivare andando in “Strumenti” e poi su “Digitazione vocale“. Dopo aver concesso i permessi pertinenti, basta premere il pulsante “Fai clic per parlare“, sotto l’icona del microfono.
Per chi lavora con contenuti in lingue straniere, Google Docs si rivela anche utile per tradurre i documenti senza bisogno di alcuna estensione. Anche in questo caso, basta andare in “Strumenti” e poi su “Traduci documento“. Verrà generato un nuovo file e basterà solo scegliere quale sarà la lingua finale.
Per chi deve invece lavorare con le immagini, Google Docs offre un editor di immagini piuttosto facile da utilizzare. Toccando semplicemente l’immagine, apparirà un menù con opzioni come ritagliare, aggiungere bordi e cambiare colori. Non è un editor esteso, ma può essere utile per le operazioni più basilari.
Inoltre, se l’utente usa Google Foto come applicazione per archiviare le proprie foto, potrà aggiungerle direttamente dai documenti Google. Per fare ciò è necessario andare su “Inserisci“, poi “Immagine” e infine su “Foto“.
Una delle ragioni per cui Google Docs è più utilizzato è anche perché consente una collaborazione facile e fluida. Offre anche scorciatoie per inviare i file ad altri utenti senza dove necessariamente scaricarli e poi allegarli alla mail. Basta andare su “File”, poi “Email” e infine “Invia questo file tramite email“.
I documenti di Google Docs si possono anche collegare tra loro per accedervi più rapidamente. Utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl/Cmd + K, si aprirà una gamma di link ai documenti nel proprio archivio Google, evitando così di doverli aprire in un’altra scheda e rendendoli molto più accessibili.
Infine, Google Docs offre un utile strumento per controllare le modifiche di un documento e scegliere la versione più adatta alle proprie esigenze. Se abbiamo apportato numerose modifiche a un file, ma vogliamo tornare a una versione precedente dello stesso, Google Docs offre uno strumento per accedere a quella versione in modo più rapido. Basta andare su “File” e “Visualizza cronologia delle versioni“.